Vanaf de uitvoeringsfase worden de verschillende deelprojecten, niet noodzakelijk op hetzelfde tijdstip, uitgevoerd. Bij die uitvoering dreigen soms kwaliteiten verloren te gaan die niet steeds intern kunnen opgelost worden; bijvoorbeeld omwille van het vooropgestelde budget of te behalen deadlines. Het gaat er dus om in deze fase de kwaliteitserosie tussen de fase van planuitwerking en de fase van uitvoering te beperken en de vooropgestelde ambitie en doelstellingen ook effectief te realiseren.
Dat kan door:
- te investeren in een klankbord en supervisorschap;
- de organisatie van een climax;
- regelmatige afstemming tussen procesregisseur en projectleider(s);
- zoeken naar evenwicht tussen kwaliteit, timing en budget.
We lichten deze onderstaand verder toe.
Investeren in een klankbord en supervisorschap
Het is de projectleider die er samen met de aannemers voor zorgt dat het vooropgestelde ambitieniveau ook effectief tot uitvoer wordt gebracht. Om deze “mensen op het terrein” voldoende duidelijk te maken wat dat ambitieniveau inhoudt, is ‘supervisorschap’ aangewezen. De rol van supervisor kan opgenomen worden door de procesregisseur, het ontwerpteam of een externe kwaliteitskamer die in de planuitwerkingsfase aan bod komt. Dergelijke kwaliteitskamer is echter haast nooit voldoende gekwalificeerd om kwaliteitserosie te beheersen in de uitvoeringsfase; anderzijds blijft het relevant om onafhankelijke externen mee te laten kijken of de uitvoering niet afwijkt van het conceptueel kader dat in het strategisch masterplan is vastgelegd.
Organisatie van een climax
De organisatie van een “climax” (bijvoorbeeld een evenement gekoppeld aan ambitiethema’s van het project zoals duurzaamheid) kan helpen om er voor te zorgen dat de vooropgestelde ambitie en de minimum te behalen kwaliteit zodanig wijd verspreid en erkend wordt dat het eigenlijk zowel intern als extern niet meer mogelijk is om op genomen beslissingen terug te keren en een lager ambitieniveau te realiseren. Dergelijke climax fungeert zo als een externe hefboom om een kwaliteitsvol (deel)project te realiseren.
Het organiseren van een deadline of climax helpt ook om de neuzen in dezelfde richting te duwen en er voor te zorgen dat budgetten en engagementen worden ingewilligd. Veelal is het immers zo dat complexe stadsprojecten legislatuur-overschrijdend werken en het dus niet evident is om complexe stadsprojecten op het ritme van politieke ambtstermijnen of legislatuur-gebonden engagementen te zetten.
Regelmatige afstemming tussen procesregisseur en projectleider(s)
De lijnen tussen de procesregisseur en projectleider(s) moeten kort zijn en de projectstructuur moet het mogelijk maken dat een snelle terugkoppeling mogelijk is. Procesregisseur en projectleider(s) moeten goed samenwerken
om spanningen tussen het conceptueel kader en de uitvoering enerzijds of tussen de uitvoering van verschillende deelprojecten anderzijds op te lossen. |
Afstemmen van planonderdelen en continu opdelen van het strategisch masterplan om timing- en budgetproblemen te vermijden
In de uitvoeringsfase is het zoeken naar een evenwicht tussen kwaliteit, timing en budget. Het gaat er daarbij om na te denken hoe het evenwicht tussen die 3 te vinden en een methode te zoeken om met de spanning tussen kwaliteit, timing en budget om te gaan.
In eerste instantie komt het erop neer een goede en regelmatige uitwisseling te bekomen van het meest actuele ontwerpmateriaal, wat bijvoorbeeld door de procesregisseur (en/of zijn/haar team) wordt samengevat tot 1 overkoepelend plangeheel. Zo kan het zinvol zijn om de plannen of uitvoeringsontwerpen van de deelprojecten op geregelde tijdstippen opnieuw te bundelen op niveau van het project en dan na te gaan of, en op welke punten, het nuttig en zinvol is om het strategisch masterplan te actualiseren. Dit behoort tot de taak van de procesregisseur die tegelijk ook de marge aangeeft waarbinnen het strategisch masterplan geactualiseerd kan worden.
Een tweede belangrijk aspect is de regelmatige organisatie van thematische werkgroepen; bijvoorbeeld over de thema’s minder hinder, communicatie, timing of budgetten.
Tot slot is ook het regelmatig uitvoeren van een risico-analyse, zowel in deze fase maar ook in de voorgaande fasen, of het gebruik van een duurzaamheidsmonitor zinvol.
Meer weten
1.
Duurzaamheidsmeter van de stad Gent
2.
Kwaliteits- en duurzaamheidsleidraad van het project Sint-Niklaas Clementwijk
Klik hier om naar meer achtergrondinformatie te gaan (risico-analyse) |
