Communicatie en participatie in de uitvoeringsfase: toenemend belang van minder hinder communicatie

In deze fase ligt het gewicht van de communicatie duidelijk op niveau van het totaalproject en is het de procesregisseur die hiertoe de nodige initiatieven neemt. Over de wijze van communicatie over project en deelprojecten zijn duidelijke afspraken gemaakt in het communicatieplan dat in de planuitwerkingsfase is opgemaakt. Ook de procedure voor crisis-communicatie staat in het communicatieplan beschreven en is bij aanvang van deze fase beschikbaar. In de uitvoeringsfase ondersteunt het communicatieteam de procesregisseur. In kleinere complexe stadsprojecten gebeurt het ook wel dat de procesregisseur zelf instaat voor de communicatie, desnoods bijgestaan door communicatie-experts van de overheid of de private partner. De procesregisseur (al dan niet bijgestaan door communicatie-experts) staat dus in voor de globale communicatie over het project en kan de voortgang van deelprojecten als aanleiding gebruiken om te tonen hoe de werf vooruit gaat. Hij/zij zorgt er ook voor dat de communicatie van de private partner steeds past in het totaalplaatje en in het communicatieplan dat in de planuitwerkingsfase is opgemaakt. Gedurende de uitvoering kan het nodig zijn om over de wijze van communicatie bijkomende afspraken te maken en het communicatieplan bij te sturen. Communicatie op niveau van het project: minder hinder Het belang van minder hinder communicatie neemt in de uitvoeringsfase toe. Het gaat dan om de combinatie van acties die nodig zijn om de hinder rond een project te verminderen of te elimineren, of om aanvaardbare alternatieven te organiseren voor bepaalde activiteiten en gebruikers. Het nadenken over hoe die uitvoeringswerken vlot kunnen verlopen en op welke wijze omwonenden daarbij betrokken kunnen worden, vond plaats in de planuitwerkingsfase.

Algemene minder hinder bepalingen (ondermeer signalisatie) zijn zeer belangrijk in projecten met een grote gelijktijdigheid van acties. Alle minder hinder communicatie in deze fase is dan ook uitdrukkelijk een taak van de procesregisseur en niet van de projectleider. We onderscheiden 2 types minder hinder maatregelen: maatregelen naar de omgeving; maatregelen voor het vlotte verloop van de werken en de onderlinge afstemming van de werken op deelprojectniveau. De communicatie van ‘het eerste niveau’ is met de bewoners en de organisatie(s) die beheren.. De communicatie van ‘het tweede niveau’ gebeurt op niveau van de procesregisseurs met projectleiders en aannemers. De uitvoering van minder hindermaatregelen kan ook de voorlopige verhuizing van activiteiten betekenen om andere werken mogelijk te maken. Dus ook in het kader van de voorbereiding van de werken kan het nodig zijn al minder hinder werken uit te voeren. Soms is het aangewezen deze minder hinder werken te starten in de planuitwerkingsfase om zodoende de globale timing te verkorten. Het gaat dan bijvoorbeeld om de installatie van een tijdelijk busstation of een tijdelijke pendelparking om ruimte vrij te kunnen maken voor nutswerken of voor voorbereidende onderzoeken nodig voor de realisatie van de (deel)projecten. Het minder hinder plan moet operationeel zijn vóór de voorbereidende werken starten en bevat niet alleen de communicatiemiddelen die in deze fase gebruikt kunnen worden, maar kan ook andere aanbevelingen bevatten. Communicatie op niveau van het deelproject: voortgang van de werf De projectleider of communicatieverantwoordelijke van de opdrachtgever van het deelproject komt in deze fase soms in beeld om zijn verhaal te vertellen en zijn deelproject in de verf te zetten. Hij/zij toont zo dat vooruitgang wordt geboekt en hoe de werf evolueert. Ga er van uit dat elke partner van een deelproject vanaf deze fase ook zijn eigen project en doelstellingen van het deelproject zal willen promoten en over de voortgang ervan zal willen communiceren. Dat is logisch vanuit de geïnvesteerde bedragen en zelfs positief vanuit het zich toe-eigenen van het (deel)project. Meer weten 1. Minder-hinder plan project stationsomgeving Gent-Sint-Pieter