Instrumenten en tools in de planuitwerkingsfase

De focus in deze fase ligt op het doorlopen van procedures om in de volgende fase met de uitvoering te kunnen starten. Die procedures kunnen zeer verschillend zijn; zowel qua inhoud als qua tijdsspanne.

Onderstaande belangrijke, in complexe stadsprojecten te doorlopen formele en informele ‘procedures’ voorafgaand aan de uitvoering, lichten we onderstaand toe:
1.    Herbestemmingen
2.    Effecten-beoordelingen
3.    Keuze uitvoerings- en beheerswijze
4.    Afbakening grenzen en eigendomssituaties
5.    Opmaak samenwerkingsovereenkomst en projectplan
6.    Opmaak uitvoeringsontwerp en beheersplan
7.    Vergunnings- en subsidieaanvragen
8.    Instrumenten om de projectplanning te visualiseren
9.    Risico-analyse

Waar relevant wordt een onderscheid tussen het ‘niveau project’ en het ‘niveau deelproject’ gemaakt.

1. Herbestemmingen

In de planuitwerkingsfase wordt de procedure voor een herbestemming opgestart. In de vorige fase is daartoe geanalyseerd wat de inhoud en afbakening van dergelijke herbestemming zou moeten zijn. Het strategisch masterplan uit de vorige fase vormt de basis voor deze herbestemmingen.

Meer weten
Lees hier (www.ruimtelijkeordening.be) meer over de procedure tot opmaak van een ruimtelijk uitvoeringsplan.

2. Effecten-beoordeling

Het strategisch masterplan dat in de vorige fase is opgemaakt, dient als basis voor de effecten-beoordelingen die in deze fase worden uitgevoerd.

We lichten achtereenvolgens onderstaande effecten-beoordelingen toe:
-    MER-screening
-    Plan-MER
-    Project-MER
-    MER-ontheffing
-    Mobiliteitstoets en MOBER
-    RVR
-    Hoogbouweffectenrapportage HER
-    Duurzaamheidsmonitor

Als er in de onderzoeksfase voor gekozen is een “niet-formele” screening van mogelijke effecten uit te voeren, kunnen die resultaten in deze fase gebruikt worden voor de uitvoering van een formele screening of procedure.

We wensen daarbij te wijzen op de wens van de Vlaamse overheid om voor de uitvoering van ‘strategische projecten’, zoals opgelijst in het desbetreffende decreet, te streven naar een verkorte procedure. Bij die strategische projecten zal de overheid kunnen afwijken van de inhoud en de vormgeving van het aanvraagdossier, de chronologie van het procedureverloop en de duur van de behandeltermijnen. Omwille van de wijzigingen die zich als gevolg van dit decreet in de regelgeving kunnen voordoen, is er onderstaand niet voor geopteerd alle procedures zeer gedetailleerd uit te werken, maar om enkel verwijzingen naar de websites van de bevoegde overheden op te nemen.

MER-screening

Voor herbestemmingsplannen die niet van rechtswege plan-milieueffectrapportage-plichtig zijn, moet de initiatiefnemer een screeningsprocedure (onderzoek tot milieueffectrapportage) volgen. Het doel van dergelijke screening is om na te gaan of een plan aanzienlijke milieueffecten kan hebben. De initiatiefnemer kan de screeningsnota (ook wel ‘verzoek tot raadpleging’) zelf opstellen of een studiebureau inschakelen.

Plan-MER

Herbestemmingsplannen die wel onder het toepassingsgebied van het plan-m.e.r.-decreet vallen, moeten onderworpen worden aan een planmilieueffectrapportage.

Hiervoor kan gebruik gemaakt worden van een procedure ‘volgens het generieke spoor’ en een procedure ‘volgens het integratiespoor’.

Project-MER

Voor MER-plichtige projecten wordt een project-MER opgestart als het strategisch masterplan beschikbaar is en dit voorafgaand aan de vergunningsaanvragen voor de verschillende deelprojecten.

MER-ontheffing

Soms is het mogelijk dat voor een project - dat onder de milieueffectrapportageplicht valt - een gemotiveerd verzoek tot ontheffing wordt aangevraagd. Om na te gaan of dit op het project van toepassing is, moet bekeken worden of het project valt onder bijlage II van het besluit van de Vlaamse Regering houdende vaststelling van de categorieën van projecten onderworpen aan milieueffectrapportage.

MOBER en Mobiliteitstoets

Om de mogelijke mobiliteitseffecten van nieuwe plannen én (deel)projecten in te kunnen schatten, kan beroep gedaan worden op het instrument van een mobiliteitseffectenstudie. Het doel hiervan is na te gaan of het vervoerssysteem de extra mobiliteit die gegenereerd wordt, nog op kwalitatieve wijze kan verwerken. Daarnaast gaat dergelijke studie na wat de impact van deze mobiliteit is op de verkeersveiligheid, de verkeersleefbaarheid en het milieu. Samengevat betekent dit dat een degelijk uitgevoerde mobiliteitsstudie nagaat in welke mate de ontwikkeling van nieuwe plannen en activiteiten bijdraagt tot een duurzame mobiliteit. Dergelijk onderzoek maakt ook deel uit van de milieu-effectenrapportages.Tot op heden bestonden er geen richtlijnen voor het opstellen van dergelijke mobiliteitsstudies.

Om deze leemte in te vullen, heeft de afdeling Beleid Mobiliteit en Verkeersveiligheid van de Vlaamse overheid een overheidsopdracht uitgeschreven om een richtlijnenboek op te stellen met betrekking tot de vorm en inhoud van mobiliteitsstudies.

In het richtlijnenboek wordt een onderscheid gemaakt tussen een mobiliteitstoets en een mobiliteitseffectenrapport:

De mobiliteitstoets is een beknopte nota die ook nuttig kan zijn bij projecten met een eerdere beperkte mobiliteitsimpact.
Het mobiliteitseffectenrapport (mober) is geschikt voor plannen en projecten met een belangrijke mobiliteitsimpact.

Ruimtelijk VeiligheidsRapportage

In het ruimtelijke planningsproces moet rekening gehouden worden met de resultaten van het ruimtelijk veiligheidsrapport. Hierbij is het mogelijk dat (ontwerpen van) ruimtelijke uitvoeringsplannen moeten bijgestuurd of aangepast worden.

Het ruimtelijk veiligheidsrapport (RVR) onderzoekt in welke mate een bestaand of gepland aandachtsgebied kan blootgesteld worden aan de risico's van zware ongevallen gerelateerd aan de aanwezigheid van gevaarlijke stoffen in een bestaande of geplande Seveso-inrichting in de buurt van dit aandachtsgebied. Het legt hierbij mogelijke problemen bloot, en kan eventueel aanbevelingen doen om deze te voorkomen of op te lossen. Het ruimtelijk veiligheidsrapport moet, naast de in het ruimtelijk uitvoeringsplan beschreven ontwikkelingen, ook redelijke alternatieven bekijken en bestuderen.

HoogbouwEffectenRapportage

Vlaanderen kent geen richtlijnen met betrekking tot de evaluatie van hoogbouwplannen. In Nederland is het wel gangbaar om een HoogbouwEffectenRapportage (HER) uit te voeren omdat hoogbouw maatschappelijk gezien erg gevoelig kan liggen.

In een HER wordt een hoogbouwplan beoordeeld op de volgende aspecten:

effecten van windhinder;
effecten van schaduwwerking;
sociale veiligheid, uitzicht en privacy;
stedenbouwkundige inpassing;
effecten op grote afstand.

Naar aanleiding van een HER kan het nodig zijn aanpassingen aan een strategisch masterplan door te voeren.

Duurzaamheidsmonitor

Het gebruik van een duurzaamheidsmonitor is een systeem om duurzaamheid meetbaar te maken. et gebruik van dergelijke duurzaamheidsmonitor:

zorgt voor meer duidelijkheid en geeft een houvast over wat onder duurzaamheid kan worden begrepen (zowel voor bouwheer als uitvoerders, studiebureaus, …);
garandeert dat duurzaamheid op een integrale wijze wordt benaderd door te streven naar een geheel van samenhangende uitgangspunten en maatregelen;
zorgt voor een betere bewaking van de ambities inzake duurzaamheid en zorgt zo voor een hogere kwaliteit in uitvoering;
geeft aanwijzingen voor duurzaamheid, gaande van de locatiekeuze tot het ontwerp, de realisatie en het beheer;
is daarenboven een belangrijk communicatiemiddel dat duidelijk kan maken wat een overheid onder duurzaamheid begrijpt, maar laat tegelijk voldoende (ontwerp)vrijheid door eerder sturend en stimulerend te werken (en verschillende wegen naar het doel te tonen) dan verplichtingen op te leggen.

We beschouwen de screening van een duurzaamheidsmonitor als een verplichte oefening in de planuitwerkingsfase.

Meer weten

1. Plan-MER nota project Gentse kanaalzone
2. Plan-MER nota project Roeselare Centraal
3. MER-ontheffing project project stationsomgeving Oostende
4. Hoogbouw Effecten Rapportage (HER) Gentse stationsomgeving
5. Duurzaamheidheidsmeter project Gent Tondelier
6. Duurzaamheidsleidraad project Clementwijk Sint-Niklaas

Lees hier (www.lne.be) meer over de verschillende procedures voor de uitvoering van milieu- en ruimtelijke veiligheidsrapportages en lees er meer over de inhoud van de verschillende documenten.

Lees hier (www.mobielvlaanderen.be) meer over mobiliteits-effectenrapportages en download er het richtlijnenboek

dat door de afdeling Beleid Mobiliteit en Verkeersveiligheid van de Vlaamse overheid is opgemaakt.

3. Uitvoerings- en beheerswijze

Keuze uitvoerings- en beheerswijze

In deze fase wordt de uitvoerings- én beheerswijze bepaald en neemt de publieke partij volgende vragen in overweging:

Wie is het meest (kosten)efficiënt om de uitbating en/of het onderhoud te verzorgen?
Welke wijze voldoet het best aan de (maatschappelijke) doelstellingen van het project?
Heeft de publieke partner voldoende middelen om te financieren en kan hij die ter beschikking stellen, dan wel is het in wezen de rol van de publieke partner de uitbating te doen?

Denk over alle mogelijkheden van in het begin van de planuitwerkingsfase na, want het zal sterk bepalen welk type voortraject dient gevolgd te worden. Naargelang de gekozen uitvoerings- en beheerswijze zal de taak van de overheid er louter in bestaan een kader en randvoorwaarden te creëren; dan wel ook effectief uit te voeren. Bijkomend onderzoek, grondige analyse van gelijkaardige projecten, analyse van businessplannen, focusgesprekken met uitbaters en betrokken overheden kunnen helpen om een keuze te onderbouwen en fijn te stellen. Indien de kans of het verlangen bestaat om over te gaan naar een private uitbating is het daarenboven van belang om in een zeer vroeg stadium na te gaan welke formules er op de markt zijn en wie de spelers zijn; en om hen in een heel vroeg stadium in het project te betrekken, rechtstreeks of onrechtstreeks.

Naar de uitvoering van (deel)projecten: gedelegeerd bouwheerschap

In België is gedelegeerd bouwheerschap (waarbij de procesregisseur als gedelegeerd bouwheer optreedt voor de verschillende deelprojecten) eerder uitzondering dan regel. In wezen zou het de meest economische en efficiënte manier van uitvoering kunnen zijn; onder andere omdat het proces volledig intern wordt geregeld.

Deze werkwijze werd toegepast voor het Forum-besos project in Barcelona, een inbreidingsproject van 150 hectare bestaande uit 26 deelprojecten. De regie was daar in handen van een ploeg van 20 mensen onder de tijdelijke structuur van Infrastructures 2004.

Mogelijke voordelen van gedelegeerd bouwheerschap zijn:

Procesregisseur en projectleiders zitten samen onder 1 overkoepelende structuur; waarbij er een duidelijke leider en aanspreekpunt is.
De procesregisseur betaalt alle projectleiders, ontwerpers, aannemers en de communicatie en is feitelijke bouwheer.
Met de verschillende grondeigenaars/investeerders van de deelprojecten wordt een apart contract opgemaakt en er wordt op regelmatige tijdstippen teruggekoppeld over budget, timing en kwaliteit. Dit betekent dat zeer duidelijke overeenkomsten worden gemaakt over de verantwoordelijkheden over, en de coördinatie en afstemming van, de werken in het deelproject.
De communicatie gebeurt op niveau van het globaal project. Er is 1 duidelijke communicatiestrategie.
Discussies tussen deelprojecten worden intern beslecht; zowel op niveau van het ontwerp als op niveau van uitvoering. Dit heeft in het Forum-Besos project in totaal tot slechts 3 juridische processen geleid en een uitvoering van het 3.2 Miljard Euro grote project in 3.5 jaar tijd.
Kwaliteit: voor het project Forum-besos gebeurde dit op 2 niveaus:
Intern door een kwaliteitsteam dat tevens ook de masterplanontwerpers wist te integreren in het uitvoeringsteam en als 1 te laten functioneren (spanningen worden opnieuw intern opgelost;
een onafhankelijke kwaliteitskamer die de grotere schaal bewaakt en advies geeft aan de overkoepelende procesregisseur.

Hoewel deze werkwijze in feite organisatorisch de meest eenvoudige vorm is en leidt tot de hoogste kwaliteit, zou het niettemin te kort door de bocht zijn om gedelegeerd bouwheerschap als dé algemene oplossing naar voor te schuiven. Het is echter wel een model dat als kapstok kan dienen voor andere modellen waar het gedelegeerd bouwheerschap niet mogelijk is.

In deze fase is het dan ook zaak te onderzoeken welk uitvoerings- en beheerswijze het best gebruikt wordt om tot uitvoering over te gaan.

4. Afbakening grenzen en eigendomssituaties

Met het oog op de uitvoering worden in de planuitwerkingsfase afspraken over de eigendomssituatie gemaakt. Hiertoe kan het nodig zijn gronden of panden te verwerven (bijvoorbeeld via een onteigeningsplan of een vrijwillige aankoop) of onderling te ruilen. Ook wordt in deze fase voor het volledige project de begrenzing van het openbaar domein vastgelegd.

Verwervingen kunnen nodig zijn voor heel uiteenlopende doeleinden, zoals in functie van openbaarheid, een herkaveling of een grondruil.

Begrenzing openbaar domein

In deze fase wordt voor het volledige project de begrenzing van het openbaar domein vastgelegd in een plan openbaar domein, een rooilijnplan of een verkavelingsplan. Ook de erfdienstbaarheden tot algemeen nut worden bepaald. Deze documenten zijn de basis voor de stedenbouwkundige vergunningsaanvragen die in deze fase worden ingediend.

Verwervingen of onteigeningen

Neem als publieke overheid bij aanvang van deze fase in overweging of het nodig is om een grondpositie te verwerven en bepaal naargelang

de grondpositie die er al dan niet is of en welke (bijkomende) gronden (of panden) verworven dan wel onteigend zullen worden en weeg af welke procedure hiervoor het meest aangewezen is.

Als die verwerving in der minne verloopt (dus met het akkoord van de eigenaar), dan spreken we van vrijwillige verkoop. Als het om een gedwongen verkoop gaat, is er sprake van een onteigening. Een onteigening kan alleen plaatsvinden in een onteigeningsgebied dat als dusdanig door een onteigeningsbesluit is aangeduid. Diverse onteigeningsprocedures zijn gangbaar in zowel publiek-publieke als publiek-private projecten.

Meer weten

De site van het Agentschap voor Binnenlands Bestuur met meer informatie over onteigeningsprocedures.

5. Opmaak samenwerkingsovereenkomst ontwerp en uitvoering en projectplan

Op niveau van het totaalproject

Een samenwerkingsovereenkomst ontwerp en uitvoering wordt in deze fase opgemaakt voor het project en er wordt een projectplan aan toegevoegd.

Het projectplan maakt duidelijk hoe gefaseerd van begin naar het einde te gaan, hoe de verschillende deelprojecten gefaseerd zullen worden en ook hoe kosten, voortgang en conflicten te beheersen en te beheren. Het is een verdere uitwerking van het processchema dat in de initiatie- en verkenningsfase is opgemaakt en bevat:

een (tijds-)plan met de activiteiten, producten en de benodigde en beschikbare middelen;
een projectverantwoordelijkheidsschema met taken, verantwoordelijkheden, werkpakketten; inclusief de begroting ervan in tijd, personeel en financiële kosten;
de wijze van communicatie met actoren en de wijze waarop ze bij de projectontwikkeling en het uitvoeringsontwerp zullen betrokken worden;
risico’s en mogelijke maatregelen;
projectstructuur, fasering van het proces en beslismomenten;
wijze van financiering;
wijze van rapporteren en besluitvorming.

In een publiek-private-samenwerking wordt in deze fase een PPS-samenwerkingsovereenkomst opgemaakt. Die omvat alle afspraken tussen de publieke partners met het oog op de gezamenlijke verwezenlijking van een PPS-project. De afspraken kunnen zowel een publiekrechtelijke als een privaatrechtelijke inhoud hebben:

Van publiekrechtelijke aard zijn bijvoorbeeld afspraken inzake bevoegdheidsoverdracht, of afspraken inzake de structuur en organisatie van de PPS.
De privaatrechtelijke afspraken handelen doorgaans over de overdracht of inbreng van gronden, onroerende goederen of zakelijke rechten. Zij worden in beginsel beheerst door het privaatrecht, maar ook hier zijn de basisprincipes van het publiekrecht nooit ver weg (beginselen van behoorlijk bestuur).

Een publiek-publieke samenwerkingsovereenkomst kan gaan van de politieke wil tot samenwerking om een project te realiseren tot de gedetailleerde beschrijving van de wijze van samenwerking tot en met de uitvoeringsfase. Soms bevat dit soort van overeenkomsten ook al duidelijke meer dwingende bepalingen over de precieze rechten en verplichtingen van de partijen.

Op niveau van het deelproject

Als de deelprojecten duidelijk zijn, kan ook per deelproject een samenwerkingsovereenkomst opgemaakt worden tussen de betrokken actoren (inclusief bouwheren). Daarin wordt onder andere de manier van uitvoering bepaald en is de aanduiding, takenpakket en het mandaat van de procesregisseur en van de projectleider beschreven, alsook de wijze waarop het ontwerpteam wordt gekozen en de financiering ervan. Ook de wijze van communicatie (intern, extern) wordt er in vastgelegd en er wordt in aangegeven hoe het deelproject na uitvoering zal beheerd en geëvalueerd worden en door wie. Er wordt tot slot ook in bepaald wat de overheid zelf gaat doen en wat ze aan anderen (bijvoorbeeld een privé-partner) toevertrouwt.

Meer weten

1. Samenwerkingsovereenkomst Ontwerp en uitvoering project Roeselare Centraal
2. Samenwerkingsovereenkomst project Oostende stationsomgeving
3. Samenwerkingsovereenkomst project Groenpool Parkbos Gent
4. Samenwerkingsovereenkomst project Spoor Noord Antwerpen
5. Samenwerkingsovereenkomst project Turnova Turnhout

6. Opmaak uitvoeringsontwerp en beheersplan

Op niveau van het totaalproject: opmaak beheersplan en beheersgericht ontwerpen

Aan het einde van deze fase is een beheersplan beschikbaar. Een beheersplan brengt niet alleen de wijze van beheer en de kosten ervan in beeld, maar legt ook de eigendomsgrenzen vast.

Minstens even belangrijk als de opmaak van een beheersplan is dat ‘het ontwerpen’ op een beheersgerichte wijze gebeurt. Dit houdt in dat er zowel moet worden nagedacht over de vraag of, en hoe, een omgeving kan worden onderhouden of hersteld, maar ook over wie welke verantwoordelijkheden zal nemen en hoe de verschillende actoren zullen samen werken. De voorbeelden van nieuw aangelegde pleinen die op korte termijn onherkenbaar en disfunctioneel worden door de toevoeging van signalisatie (polities, toeristische dienst), straatmeubilair (technische dienst), bushaltes (De Lijn), postbussen (Post), bloembakken (groendienst) zijn te vermijden. Het is daarom van belang dat het uitvoeringsontwerp het kader bevat waarbinnen nutsmaatschappijen en andere externe partners moeten werken voor de plaatsing van nieuwe elementen in het openbaar domein en dat dus bij start van de uitvoering duidelijk is welke zones worden voorzien voor de uitvoering van acties van andere partners. Dit is in het bijzonder een groot aandachtspunt bij de inrichting van het openbaar domein, waarbij de plaatsing van straatmeubilair (banken, vuilbakken) of andere voorzieningen (blindegeleiding, bekabeling, …) zeer bepalend kunnen zijn in de kwaliteitsvolle uitvoering van het ontwerp.

Dit kan door alles op voorhand in detail in het uitvoeringsontwerp vast te leggen zodanig dat, als er bij uitvoering iets niet duidelijk is, het uitvoeringsontwerp als kader voldoende richtlijnen kan geven. Het is dus belangrijk dat het ontwerpteam als attitude beheersbewust en realistisch ontwerpt en een voldoende graad van detaillering toevoegt, zodanig dat - als daar bij uitvoering vragen over komen - er een antwoord op gegeven kan worden.

We pleiten dus niet alleen voor ontwerpbewust beheren, maar ook en vooral voor een beheersbewust ontwerp om dit mogelijk te maken.

Op niveau van het deelproject: voeren van een ontwerpproces

Overheden zijn verplicht tot een openbare selectieprocedure om een (grote) architectuuropdracht te gunnen. In deze fase wordt daartoe:

de selectieprocedure vastgelegd;
de selectiecriteria bepaald en de selectiecommissie samengesteld;
de selectieprocedure doorlopen;
het ontwerpproces gevoerd.

Elk van deze stappen lichten we onderstaand toe.

1. Selectieprocedure vastleggen

De keuze voor een bepaalde procedure wordt bepaald door de:

ambitie van de opdrachtgever;
complexiteit van de opgave;
gewenste interactie met het ontwerpteam;
beschikbare tijd en het beschikbaar budget.

De opdrachtgever moet zelf overwegen wat in de gegeven situatie de beste procedure is. Een reële situatie is echter altijd een combinatie van parameters, zodat de opdrachtgever voor elk project opnieuw de parameters zal moeten evalueren en zijn prioriteiten zal moeten stellen. Elke opdracht vergt dus zijn specifieke procedure; het gaat er in deze fase om deze afweging goed te maken.

2. Bepalen van selectiecriteria en -commissie

Aandachtspunten bij de aanstelling van een ontwerpteam zijn:

Voorzie voldoende tijd voor de opmaak van het bestek en het bepalen van de projectdefinitie en de selectiecriteria, -procedure en -commissie.
Beschrijf in het bestek de nodige disciplines, de ontstaansgeschiedenis en de context.
Om er voor te kunnen zorgen dat van in het begin in het uitvoeringsontwerp alle technische kwesties geïntegreerd worden, is het van belang te zoeken naar een ontwerpteam dat mensen met de gepaste kwalificaties heeft.

Het selectiedossier dient om de bekwaamheid en capaciteiten van de ontwerper of het ontwerpteam na te gaan.

Dit betekent:

controleren of een inschrijver zich niet in een uitsluitingstoestand bevindt; en
oordelen, aan de hand van de kwalitatieve selectiecriteria, over de financiële en economische draagkracht en de technische bekwaamheid van de ontwerper of het ontwerpteam om de opdracht tot een goed einde te brengen.

De ingediende offertes moeten de opdrachtgever in staat stellen om de intrinsieke waarde van de neergelegde offertes en het voordelige karakter van de verschillende voorstellen te beoordelen. Deze beoordeling gebeurt aan de hand van de gunningscriteria. De opdrachtgever zal voor elk project opnieuw moeten nagaan welke informatie hij van de kandidaten verlangt om zijn keuze voor het voordeligste voorstel te kunnen maken aan de hand van de gunningscriteria.

De beoordeling van de ontwerpteams aan de hand van de kwalitatieve selectiecriteria kan gebeuren op advies van een bepaalde persoon of een technische commissie, aangesteld door de opdrachtgever. Pas in een volgende ronde beoordeelt een beoordelingscommissie de eigenlijke offertes aan de hand van de gunningscriteria. Toch is het aangewezen dat een aantal leden van de beoordelingscommissie ook deel uitmaakt van de technische commissie. Dit is zeker aangeraden bij de beperkte offerteaanvraag omdat dan een rangschikking wordt bepaald van wie best aan de selectiecriteria voldoet. Soms fungeert deze commissie ook verder in het traject als kwaliteitskamer.

3. Doorlopen van selectieprocedure

De beoordeling van kwaliteit is het cruciale maar tegelijk meest kwetsbare punt in elke selectieprocedure. Het is een kwestie van taal, van woordgebruik, van communicatie. De opdrachtgever, de ontwerper, de jury, de technische raadgevers bedoelen wellicht niet allemaal hetzelfde als ze spreken over ‘een goed’ ontwerp’. De wil om elkaar goed te begrijpen is daarom een basisvereiste om het proces goed te laten verlopen. De heldere vertaling van de visie van de opdrachtgever in de projectdefinitie is daarbij de eerste opgave. Bij het verdere verloop van het proces volgen nog meer uitdagingen in die zin. Daarom kan het nuttig zijn dat er iemand wordt aangesteld die tijdens het proces de violen gelijk gestemd houdt en een aanspreekpunt vormt voor alle partijen. De procesregisseur kan deze functie van ‘communicatieverantwoordelijke’ opnemen. In de procedure is het daarenboven ook van belang de voorzitter van de commissie tijdig te benoemen.

4. Voeren van het ontwerpproces

Als het ontwerpteam is aangesteld, wordt een ontwerpproces gevoerd. In samenwerking met aangeduide vakexperten worden verschillende varianten en hun maatschappelijke, juridische, functionele, technische en financiële effecten onderzocht. Dit resulteert in verschillende uitvoeringsontwerpen die het onderwerp vormen van verdere maatschappelijke discussie.

Hoewel het uitvoeringsontwerp in de planuitwerkingsfase wordt opgemaakt, bouwt het verder op de projectdefinitie uit de vorige fasen. Het strategisch masterplan geldt bij de opmaak van de uitvoeringsontwerpen als kader en bevat randvoorwaarden voor het te behalen kwaliteitsniveau: het uitvoeringsontwerp wordt er aan getoetst en kan op termijn zelfs zorgen voor een aanscherping, verbijzondering of niet-fundamentele wijziging van dat strategisch masterplan.

Het uiteindelijke uitvoeringsontwerp bevat alle documenten nodig voor de goedkeuring van het project en wordt uitvoerig gecommuniceerd.

7. Vergunnings- en subsidieaanvragen

In de planuitwerkingsfase worden vergunningsaanvragen voorbereid en ingediend. Het definitief goedgekeurde uitvoeringsontwerp vormt de basis voor deze aanvragen.

Terwijl in de vorige fase werd onderzocht voor welke subsidies het (deel)project in aanmerking komt, wordt in deze fase de subsidieaanvraag effectief ingediend.

8. Instrumenten om de projectplanning te visualiseren

Een goed hulpmiddel om de projectplanning van een project en de verschillende deelprojecten te visualiseren, zijn diagrammen. Deze kunnen erg verhelderend werken en een goed beeld geven van hoe de planning er uit ziet. Ook helpen deze diagrammen goed om het project en vooral de ontwikkeling ervan doorheen de tijd te zien. Daarnaast is met behulp van diagrammen goed te zien hoe bepaalde deeltaken afhankelijk van elkaar zijn in bijvoorbeeld de tijd maar ook ten opzichte van elkaar.

De bekendste diagrammen zijn de Gantt Charts, ook wel balkenschema's, staafschema's of staafdiagrammen genoemd.

In het algemeen is het mogelijk om in deze Gantt Charts in één oogopslag waar te nemen:

wat de verschillende taken zijn;
wie er verantwoordelijk is voor de verschillende taken;
het begin en de duur van de taken;
of de geplande mijlpalen en deadlines gehaald worden en zo niet: hoeveel de geplande tijd is overschreden;
de onderlinge afhankelijkheid van bepaalde taken.

In de Gantt Charts kan een project onderverdeeld worden in deelprojecten die op hun beurt weer kunnen worden opgesplitst in verschillende taken. Die deelprojecten worden dan boven elkaar gezet en hun afzonderlijke taken worden onder hen chronologisch gerangschikt.

Zo kan het gebeuren dat een taak uit het ene deelproject hoger staat dan een taak uit een ander deelproject, maar dat die tweede taak toch eerder plaatsvindt dan die eerste taak.

Er zijn verschillende programma's die gebruikt kunnen worden voor het maken van Gantt Charts. Voor een eenvoudige figuur volstaat het om in een spreadsheet bepaalde cellen in te kleuren. Voor geavanceerdere figuren kunnen programma's als het opensourceproject Gantt, MS Project of de andere projectmanagementpakketten gebruikt worden. Die software laat veelal ook toe om vrij eenvoudig ‘kritieke paden’ zichtbaar te maken.

Het kritieke pad is een begrip uit de theorie van projectplanning dat aangeeft welke activiteiten in een tijdsplanning de einddatum bepalen. In de planning van een project ontstaat een kritiek pad als sommige van de uit te voeren activiteiten (of 'taken') van andere activiteiten afhankelijk zijn, bijvoorbeeld omdat de ene activiteit pas kan starten nadat een andere activiteit is voltooid.

Meer weten

Lees meer over instrumenten om projectplanning te visualiseren in “Projectmatig werken, 12e, geheel herz. druk, Gert Wijnen, Willem Renes, Peter Storm (Het Spectrum Utrecht, 1996)”