Instrumenten en tools in de uitvoeringsfase

1. Instrumenten om het project in uitvoering beheersbaar te houden

Technieken om het project in uitvoering ‘beheersbaar’ te houden, zijn:

Work Breakdown Structure (WBS): het opdelen van een (deel)project in, deelopdrachten, taken en deeltaken (begrootbaar in tijd, middelen en mensen).
Opmaak van een GANTT chart.

Het onderverdelen of de opsplitsing van een totaalproject in meerdere deelprojecten kan op zich ook een strategische tool zijn om een project beter beheersbaar te maken. Als een deelproject immers zo groot

wordt dat slechts 1 of 2 aannemers het aankunnen, bestaat er een reëel risico op monopolie. Het is daarenboven ook voor het draagvlak van (deel)projecten in de uitvoeringsfase belangrijk dat (deel)projecten door een voldoende aantal aannemers/uitvoeringsteams kunnen worden gerealiseerd. Dat zorgt voor gezonde concurrentie, maar zorgt tegelijk ook voor meerdere mogelijkheden voor meerdere aannemers. Het aftasten van deze realiteit bij het bepalen van de grootteorde van deelprojecten is een belangrijke strategische oefening die in de planuitwerkingsfase plaatsvond.

2. Instrumenten voor financiële controle

In de uitvoeringsfase gaat ruime aandacht uit naar het in de hand houden van het vooropgestelde en beschikbare budget enerzijds (zowel op niveau van het project als op niveau van het deelproject) en de vooropgestelde kwaliteit anderzijds. Dit kan bijvoorbeeld door de verdere verfijning van de postgewijze raming van alle kosten van een deelproject die voorafgaand aan het indienen van de vergunningsaanvragen werd uitgewerkt.

Het is niet alleen een belangrijke attitude van de projectleider om deze raming zeer gedetailleerd op te maken, maar ook om steeds en terugkerend uit te leggen hoe het komt dat bepaalde kostenposten worden overschreden. Het is een inspanning die van in het begin aan de orde is en niet alleen aan het einde van een deelproject als de werkzaamheden op de werf starten.

Stel je zelf als lokale overheid ook de vraag hoe aan “budgetbeheersing” te doen nadat een project met bijbehorend budget al in het meerjarenplan is goedgekeurd en welke mechanismen te voorzien om projecten op financieel gebied te beheersen. Vanzelfsprekend moeten de wettelijke regels met betrekking tot budgetbewaking gerespecteerd te worden en kunnen hiervoor de nodige regels in de financiële software worden opgezet, maar er is meer nodig om projecten financieel te beheersen.

Denk er als lokale overheid over na hoe er voor te zorgen dat projecten zo kostenefficiënt mogelijk (en zeker binnen budget) worden uitgevoerd. Leg daarom als lokale overheid intern vast:

Welke procedure te volgen indien de scope onderweg aangepast (moet) worden; zeker in het geval er daardoor budgettaire gevolgen zijn?
Hoe deze procedure te linken met budgetbesprekingen? Hoe is met andere woorden te vermijden dat, ook zonder wijzigingen van de scope, budgetten ontsporen? Hier kan o.a. ook gedacht worden aan vaste afspraken en procedures bij het budgetteren (inbouwen van marges en vaste bedragen voor erelonen.)
Welke is de rol van een procesregisseur hierin? Of van een diensthoofd/departementshoofd, een individueel lid van het college, een projectstuurgroep of het Management Team?

3. Contractvormen

Aan het begin van deze fase is duidelijk welke procedures zullen worden gevolgd om uitvoerders (aannemers) aan te stellen en welke contracten zullen worden afgesloten.
In België mag geen enkele overheid voor de uitbesteding van een opdracht zomaar een contract afsluiten met een willekeurig bedrijf of persoon omdat de overheid is onderworpen aan de Wet op de overheidsopdrachten.

Die uitwerking van gedetailleerde onderzoeken kunnen mogelijks ook

subsidies van andere overheden aangesproken worden.
De kosten in deze fase kunnen aanzienlijk zijn en moeten worden terugverdiend als “ontwikkelingskosten” in de volgende fasen.

Meer weten
1. Ontwikkelingsbestek project Oostende Militair Hospitaal
2. Ontwikkelingsbestek project Oostende Triptiek
3. Bestek uitvoering openbaar domein Mechelen Tinelsite

4. Uitvoeringsdossier en -overeenkomst

Om tot uitvoering te kunnen overgaan, wordt in deze fase voor elk deelproject een uitvoeringsdossier samengesteld en worden uitvoeringsovereenkomsten afgesloten.

Het uitvoeringsdossier van een deelproject bestaat uit:

een definitief uitvoeringsontwerp;
een onderverdeling in percelen;
aanbestedingsdossiers voor de verschillende percelen: bestaande uit het bestek, meetstaat, samenvattende meetstaat, raming en detailtekeningen.

De uitvoeringsovereenkomst van een deelproject bevat een omschrijving van de:

opdracht;
verantwoordelijkheden van de partijen;
financiële regelingen;
strafbepalingen en de manier waarop ze worden toegepast.

Meer weten
1. Samenwerkingsovereenkomst project Clementwijk Sint-Niklaas
2. Samenwerkingsovereenkomst project Oostende stationsomgeving
3. Samenwerkingsovereenkomst ontwerp en uitvoering project Roeselare Centraal
4. Samenwerkingsovereenkost uitvoering project Turnova Turnhout