Kwaliteitszorg - PF_planuitwerking

Kwaliteitszorg van het proces in de planuitwerkingsfase

In deze fase kan er veel kwaliteitserosie optreden doordat deze fase de ‘overgang’ van generalisten naar specialisten inluidt: er komen nieuwe actoren (ondermeer toekomstige beheerders) in beeld en “de uitvoerders” moeten realiseren wat “de bedenkers” hebben bedacht.
De kwaliteitszorg in deze fase bestaat er in aandacht te hebben voor deze overgang en de kwaliteitserosie tussen planning en uitvoering zo veel mogelijk te beperken.

Dat kan ondermeer door:

aandacht te hebben voor competenties van de projectleiding;
na te denken over de afstemming tussen proces en procedure;
in supervisorschap te voorzien;
adviescommissies te betrekken;
te investeren in het levend en geschreven geheugen.

1. Projectleiding met aandacht voor het proces

Door de toename en concretisering van de deelprojecten komen vanaf deze fase andere competenties voor de projectleiding in beeld. Aandacht hebben voor het proces, en er inzicht in verwerven, blijft niettemin een competentie

waarover zowel procesregisseurs als projectleiders moeten beschikken om een kwaliteitsvol (deel)project te kunnen realiseren.

2. Afstemming tussen proces en (wettelijke) procedures

Verschillende wettelijke procedures kunnen een grote impact hebben op de wijze waarop en de timing waarbinnen uitvoeringsdossiers tot uitvoer worden gebracht. Onderzoek daarom welke procedures in de planuitwerkingsfase doorlopen moeten worden vooraleer met de uitvoering gestart kan worden en voorzie in het projectplan voldoende tijd om deze procedures tot een goed einde te brengen.

Lijst ook op welke instrumenten en wettelijke procedures gebruikt kunnen worden in functie van de voortgang van het proces. Ontwikkel een strategie die toelaat het proces en de procedures maximaal te integreren: gebruik procedures om rechtszekerheid te creëren en om de resultaten van het proces te legaliseren.

3. Supervisorschap, auteurschap en het vastleggen van kaderstellende elementen

Het is belangrijk om in deze fase te zorgen voor supervisorschap voor het dagdagelijkse beleid en kaderstellende elementen te bepalen op basis waarvan kwaliteitsbewaking kan gebeuren. Het gaat er om in deze fase een kader te creëren dat ondermeer aangeeft wat de marges zijn waarbinnen het ontwerpteam mag ontwerpen.

Belangrijk is dat de procesregisseur ook de bewaker is van ‘het auteurschap’; zijnde de waardes en karaktertrekken van een project.

voorbeeld 1:
Het moment waarop het strategisch masterplan naar uitvoeringsontwerpen wordt vertaald, is een belangrijk moment waarop de procesregisseur er voor moet zorgen dat de karaktertrekken van het project bewaard blijven. Elke goede ontwerper heeft immers de neiging om een proces nog eens op zijn kop te zetten; hetgeen te beschouwen is als een intern proces van eigenmaking.

Als procesregisseur is het belangrijk in te schatten of het opnieuw opentrekken van een proces wenselijk is of totaal niet.

voorbeeld 2:
Ook zal je als procesregisseur soms zien dat de opmaak van een strategisch masterplan wordt afgesloten, maar dat er nog thema’s zijn die niet werden uitgesproken of afgehandeld omwille van politieke redenen, omdat er meer gegevens nodig zijn of omdat er gekozen wordt om het nog even te laten ‘berusten’. Het is belangrijk hierin als procesregisseur een duidelijk sturende rol te spelen en om de marges aan te geven waarbinnen het mogelijk is om bepaalde delen van het proces opnieuw te voeren.

Meer weten

1. Voorbeelddocument beeldkwaliteitplan Architectuur Eilandje Antwerpen
2. Voorbeelddocument beeldkwaliteitplan Buitenruimte Eilandje Antwerpen
3. Voorbeelddocument beeldkwaliteitplan Waterplan Eilandje Antwerpen
4. Voorbeelddocument beeldkwaliteitplan Groenplan Eilandje Antwerpen

4. Betrekken van adviescommissies

De oprichting van een kwaliteitskamer of de adviesverlening door andere externe adviescommissies is een mogelijkheid om supervisorschap concreet in te vullen en externen een rol in de kwaliteitsbewaking op te laten nemen. Het betreft hier instrumenten waarbij externen sporadisch in het proces betrokken worden en op maat een advies afleveren.

We lichten de mogelijke rol van een kwaliteitskamer en van de GECORO onderstaand toe:

Kwaliteitskamer

Een kwaliteitskamer kan instaan voor de ondersteuning, begeleiding en advisering van de betrokken partners. Ze kan op vooraf bepaalde momenten adviezen afleveren, maar kan ook op eigen initiatief adviezen leveren of op vraag van derden. Het verkrijgen van een advies van de kwaliteitskamer kan geen rechten creëren ten aanzien van de vergunningverlenende overheden. Ze kan alleen adviseren over de beste aanpak en suggesties doen voor verbeteringen en zo in de planuitwerkingsfase mee instaan voor:

het uitwerken van krijtlijnen voor de opmaak van vergunningsaanvragen (= verdere verfijning van het strategisch masterplan);
het voorzien in ondersteuning bij de selectie van het ontwerpteam;
het evalueren van uitvoeringsontwerpen en bewaken van kwaliteitsaspecten daarin;
het bewaken van de in de voorgaande fasen vooropgestelde kwaliteit;
het voorzien in procesbegeleiding.

en kan er mee voor zorgen dat:

de in het strategisch masterplan vooropgestelde kwaliteit op degelijke wijze wordt vertaald in de uitvoeringsontwerpen;

de procesregisseur door onafhankelijke deskundigen wordt ondersteund in zijn rol als kwaliteitsbewaker;
voor de bouwende en ontwerpende instanties op gestructureerde wijze advies over de kwaliteitsvolle uitwerking en realisatie beschikbaar is;
de vooropgestelde kwaliteitseisen worden nageleefd;
het verlenen en verkrijgen van vergunningen kan worden gefaciliteerd;
het draagvlak voor een project wordt verbreed.

GECORO

Sinds het in voege zijn van het decreet ruimtelijke ordening in 1999 zijn in vrijwel alle Vlaamse gemeenten gemeentelijke commissies voor ruimtelijke ordening (GECORO) opgericht. Zij adviseren de betrokken gemeente bij het uitstippelen van het ruimtelijke ordeningsbeleid.

In een complex stadsproject behoort tot de taak van de GECORO om via haar adviezen er op toe te zien dat de vooropgestelde kwaliteit in het strategisch masterplan wordt doorvertaald tot op het niveau van de deelprojecten.

5. Investeren in het geschreven en levend geheugen

Zowel het geschreven als het levend geheugen zijn belangrijke bronnen van informatie voor de verschillende procedures in de planuitwerkingsfase omdat ze de historiek van een project, van keuzes en beslissingen, en de relatie tussen project en deelprojecten aantonen en de beoogde kwaliteit ervan weergeven. Blijvend investeren in het geschreven en levend geheugen is ook in deze fase aan de orde, evenals de verderzetting van de initiatieven die daaromtrent zijn genomen in de initiatie- en verkenningsfase en in de onderzoeksfase.

In deze fase gaat het in het bijzonder om het gebruik van het strategisch masterplan als een synthesedocument van de besprekingen die in de vorige fasen plaatsvonden; bijvoorbeeld ten behoeve van het indienen van vergunningsaanvragen.

Het strategisch masterplan laat toe dat het projectvoor externen of voor actoren die pas vanaf deze fase in het proces worden betrokken, begrijpelijker wordt en dat wordt gekaderd hoe de deelprojecten in het totaalproject passen.
Ook het beschikken over een klassement en een archief is in deze fase een belangrijk aandachtspunt; omdat de omvang van informatie - over project en deelprojecten - toeneemt.

Meer weten

1. Leidraad mappenstructuur(AG Stadsplanning Antwerpen)
2. Handleiding mappenstructuur (AG Stadsplanning Antwerpen)