Scope, in- en output - PF_planuitwerking

Scope, in- & output van de planuitwerkingsfase

1. Scope

In deze fase gaat het over het verder uittekenen en ‘scherp krijgen’ van het project én van de deelprojecten om in de volgende fase met de uitvoering te kunnen starten.

Deze fase kenmerkt zich door het ‘uit elkaar leggen’ van het project in deelprojecten die gedetailleerd worden gedefinieerd en waarvan de onderlinge volgorde (en hun timing, fasering en prioriteit) wordt vastgelegd. Er wordt in deze fase continu ‘geschakeld’ tussen het project en de deelprojecten en door het groot aantal deelprojecten bestrijkt deze fase een lange termijn. Er is daarenboven niet langer één procesregisseur (en/of samenwerkingsverband) die het geheel bewaakt; maar er kunnen tegelijk ook projectleiders voor de verschillende deelprojecten worden aangesteld.

Sowieso gaan we er op deze website van uit dat het lokale bestuur zich het project toe-eigent en dat het project onder regie van de lokale

overheid wordt uitgevoerd, dát er een procesregisseur wordt aangesteld en dat die bij de lokale overheid tewerkgesteld is. Dit niet alleen in publiek-private projecten, maar ook in publiek-publieke projecten waar het beheer uiteindelijk ook bij de lokale overheid terecht komt.

Om in de volgende fase met de uitvoering te kunnen starten, worden in deze fase mijlpalen in uitvoering vastgelegd, opdrachtgevers en bouwheren gedefinieerd en afspraken over verantwoordelijkheden, financiële en personeelsbijdrages en de manier van besluitvorming tijdens uitvoering in detail vastgelegd in een samenwerkingsovereenkomst. Ook worden de basisdocumenten die later nodig zijn voor een kwaliteitsvolle uitvoering (ondermeer een inrichtingsplan openbaar domein), in deze fase opgemaakt.

Ook en vooral gaat in deze fase ruime aandacht uit naar het doorlopen van procedures (plan-MER, MOBER, RVR, onteigeningsprocedure, herbestemming, …). Daardoor heeft de planuitwerkingsfase meer dan de andere fasen een lineaire fasering. Het gaat hier evenwel niet om een gesloten proces.

Door de procedures en de vele deelprojecten (die niet noodzakelijk gelijktijdig voorbereid en uitgevoerd worden), bestrijkt deze fase een lange termijn. Om die lange periode te overbruggen, focust de communicatie in sterke mate op het betrokken houden van de actoren.

2. Input: strategisch masterplan

Deze fase start met de principeovereenkomst over het strategisch masterplan en het plan van actie uit de onderzoeksfase. Uitvoeringsontwerpen voor de deelprojecten worden in deze fase gemaakt en getoetst aan de

randvoorwaarden van het strategisch masterplan dat in de onderzoeksfase haalbaar werd geacht en in deze fase dus verder wordt verfijnd.

3. Output: strategisch masterplan uitvoerbaar, deelprojecten gedefinieerd

Aan het einde van deze fase zijn de partners van het project, en de samenwerkingsverbanden om tot uitvoering over te kunnen gaan, helder en is het duidelijk wie wat binnen welke termijn doet. Ook is de financiering voor de uitvoering van de deelprojecten op hoofdlijnen rond en zijn de financiële constructies duidelijk.
Volgende documenten zijn op het einde van de planuitwerkingsfase beschikbaar:

Projectplan voor het project en een projectdefinitie voor de deelprojecten;
Samenwerkingsovereenkomst voor het project en desgevallend ook een samenwerkingsovereenkomst per deelproject;
Uitvoeringsontwerp (waarin de resultaten van eventuele wettelijke goedkeuringsprocedures werden verwerkt) per deelproject;
Financieel detailonderzoek per deelproject.

Vooraleer specifieke deelprojecten in uitvoering gaan, is het strategisch masterplan financieel-technisch, bouwkundig, juridisch en markttechnisch uitvoerbaar. Ook wordt ter voorbereiding van de uitvoering in deze fase ook gestart met de samenstelling van de uitvoeringsdossiers van de verschillende deelprojecten.
In functie van het beheer dat in de beheersfase van start gaat, wordt in deze fase werk gemaakt van een beheersgericht uitvoeringsontwerp per deelproject. In navolging daarvan worden beheerskosten in detail geraamd en worden over de wijze van beheer afspraken vastgelegd in een samenwerkingsovereenkomst.