Samenwerking - PF_planuitwerking

Samenwerking: belang deelprojecten neemt toe

1. Projectstructuur: focus op regie deelprojecten

Door de vele deelprojecten, en daardoor het groot aantal actoren en interacties, is het belangrijk dat de regie (“het bij elkaar houden, bewaken, aansturen en coördineren van de deelprojecten”) in deze fase in handen blijft van de lokale overheid of van een samenwerking tussen meerdere publieke partijen. Dat samenwerkingsverband is verantwoordelijk voor het garanderen van de samenhang tussen project en deelproject en voor de afstemming tussen de verschillende deelprojecten. Vandaar dat we de deelprojecten niet als onafhankelijk beschouwen, maar als relatief autonoom.

In tegenstelling tot de vorige fasen gaat het in deze fase minder om ‘het onderhandelen’; maar eerder om het ‘doen samenwerken’ van verschillende actoren in functie van de uitvoering.
Een mogelijkheid om dit te doen, is via de oprichting (of continuering) van een stuurgroep. Die zorgt in deze fase voor de beleidsmatige continuïteit en voor de bewaking van het strategisch masterplan en de principeovereenkomst. De samenstelling van die stuurgroep kan anders zijn dan in de initiatie- en onderzoeksfase als - naar mate de uitvoering dichterbij komt - blijkt dat meer of andere actoren betrokken zullen zijn.

2. Projectleiding: van procesleider naar projectregie

De procesregisseur is in deze fase een vertrouwenwekkend persoon die vanuit een zekere hiërarchie een voldoende mandaat heeft om opdrachten aan de projectleiders of aan mensen uit andere organisaties te kunnen geven. Hij/zij staat naar analogie van de vorige fase in voor de informele contacten, maar in deze fase ook in voor de formele contacten. Tegelijk blijft hij/zij ook inhoudelijk sturen, in nauw overleg met de projectleider(s).
Het is de procesregisseur die instaat voor de samenwerking op niveau van het project. Hij/zij is verantwoordelijk voor de voortgang van het proces en voor de kwaliteitsbewaking; is daarom eerder generalist dan specialist, maar begrijpt de taal van de specialisten wel.
Door het uiteen leggen van het project in een groot aantal deelprojecten bestaat de taak van de procesregisseur steeds meer uit projectregie; tegelijk worden voor de verschillende deelprojecten in deze fase projectleiders aangesteld.

De procesregisseur vult zijn regierol als volgt in:

Hij/zij houdt nauw contact met de projectleiders en heeft voeling met de uitvoering van de deelprojecten.
Hij/zij heeft de tijd om afstand te nemen en bewaakt of de deelprojecten inhoudelijk goed, en conform de afspraken op niveau van het project, worden uitgevoerd.
Hij/zij stemt de uitvoering en communicatie van de deelprojecten op elkaar af en waakt er over dat de deelprojecten elkaar niet hinderen.
Hij/zij bewaakt het strategisch masterplan en stuurt het bij indien nodig. Hij/zij bepaalt de marge waarbinnen dit mogelijk is.
Hij/zij volgt het budget op niveau van het project op; terwijl de projectleider instaat voor de dagdagelijkse financiële opvolging.
Hij/zij neemt aspecten van minder hinder en alle initiatieven rond communicatie en participatie voor zijn/haar rekening omdat hij/zij een duidelijk overkoepelende blik heeft en zicht heeft op de uitvoering van het geheel.

De procesregisseur wordt in complexe stadsprojecten vanaf deze fase ondersteund door andere personen (“een team”) met verschillende kwaliteiten om onderstaande taken uit te kunnen voeren:

3. Publiek-private samenwerking: in elkaar zetten van het gekozen model

Afhankelijk van het voortraject dat in de vorige fasen is doorlopen, en in het geval waarbij in de vorige fase mogelijke PPS-modellen werden onderzocht en tussen de verschillende modellen een afweging is gemaakt, wordt in deze fase het PPS-modelecht uitgewerkt en worden private partners gezocht en/of aangesteld zodat in de volgende fase tot uitvoering kan worden overgegaan. Het in elkaar zetten van de PPS-formules voor de deelprojecten vindt dus in deze fase plaats.

Daartoe wordt in deze fase het aanbestedingsproces doorlopen dat de publieke partnervoor de keuze van 1 of meerdere geschikte private partnersvoor de realisatie van het (deel)project gekozen heeft

Meer weten
website Vlaams Kenniscentrum PPS (www.vlaanderen.be/pps)