Communicatie en participatie: “Informeren, discussiëren, meedenken en kennis verspreiden”
 

Binnen de overlegstructuur die vanaf deze fase is geformaliseerd, wordt besproken wanneer waarover gecommuniceerd zal worden.  Daartoe wordt in deze fase een communicatiekader vastgelegd op basis waarvan in de planuitwerkingsfase een gedetailleerd communicatieplan zal worden opgemaakt. Het communicatiekader beschrijft de doelgroepen, uitgangspunten en actoren en bevat een strategie, een concept over de wijze waarop gecommuniceerd zal worden; bijvoorbeeld over de resultaten van studies. Het geeft een antwoord op de vragen “wie, wat, wanneer, waarmee en waarom willen we over dit project communiceren”. Communicatie en participatie in de onderzoeksfase is gericht op: de verrijking van de projectdefinitie; het informeren over de uitgevoerde studies en onderzoeken; het discussiëren over keuzes in het strategisch masterplan en het stofferen van het debat; het mee laten denken over de keuzes die in het strategisch masterplan worden gemaakt; het verspreiden van de vergaarde kennis (kennisverruiming en toe-eigening). Ruime aandacht gaat daarbij uit naar bewoners, omwonenden en toekomstige gebruikers van het projectgebied, door hen te betrekken bij studies en de definiëring van de projectdefinitie en er, na onderhandeling met hen, over te beslissen en zo bij hen ook te zorgen voor kennis- en machtsverruiming. Communicatie wordt zo in deze fase in sterke mate gebruikt om participatie te organiseren, waarbij omwonenden en toekomstige gebruikers mee kunnen denken en de mogelijkheid krijgen het debat te stofferen met informatie. Het gaat hierbij om véél meer dan enkel eenzijdig communiceren, informeren en debatteren: relevante actoren worden in deze fase actief geconsulteerd en kunnen van gedachten wisselen. Het is een gemeenschappelijk leerproces dat bij bewoners en toekomstige gebruikers kan leiden tot kennis- en machtsverruiming (‘joint fact finding’).

​Er wordt in deze fase ook ingezet op procesondersteunende middelen en quick-wins om het draagvlak voor het project en voor de ambities in het strategisch masterplan te vergroten. Dat is nodig omdat een complex stadsproject wordt gekenmerkt door een groot aantal nieuwe en onvoorziene veranderingen die we hier ‘variaties’ noemen. Omdat de duur van complexe stadsprojecten lang is, zijn deze variaties niet uit te sluiten, waardoor de kans op ‘een crisis’ (bijvoorbeeld door een wijziging in de politieke coalitie, een financiële crisis, door bezwaren van burgers, door nieuwe arresten van de Raad van state of door nieuwe regelgevingen) stijgt en het nemen van beslissingen naargelang de duur van het project toeneemt, moeilijker wordt. Daarbij stelt zich in het bijzonder bij de opmaak van het strategisch masterplan in deze fase de vraag hoe om te gaan met deze variabelen. Ze beperken is onmogelijk; wel er voortdurend oog voor te hebben, er op voorhand over nadenken wat de impact zou kunnen zijn en er op proberen te anticiperen, moet de ambitie zijn. Wisselende coalities bijvoorbeeld zijn onvermijdelijk en niet uit te sluiten en daarom zal het strategisch masterplan voldoende ‘robuust’ moeten zijn ten aanzien van de verschillende coalities. Meer weten 1. Communicatieplan van het project Roeselare - Roeselare Centraal