Kwaliteitszorg in de beheersfase

1. Uitdagingen in beheer

Kwaliteitszorg in de beheersfase betekent dat blijvend aandacht uitgaat naar monitoring en naar afstemming tussen ontwerp, uitvoering en beheer.

Specifieke uitdagingen in beheer zijn:

Planners en ontwerpers gevoelig maken voor het onderwerp en voor het beheersgericht ontwerpen; ook al is het een voortdurend spanningsveld tussen enerzijds vernieuwend te willen/moeten zijn en anderzijds een ontwerp uit te werken met een realistisch beheer dat door anderen zal uitgevoerd worden.
Beheer inbedden in de verschillende fasen van het planningsproces: bij de projectdefinitie (initiatie- en verkenningsfase), bij de eerste ramingen (onderzoeksfase) en de doorrekening van de kosten (planuitwerkingsfase).

Opmaken van formats om in de procesmodellering en begroting te anticiperen op nieuwe/heraangelegde hectaren publiek domein. Dat betekent eveneens de oplevering van hectaren per jaar in kaart brengen en jaarlijks bijsturen en beheer in navolging daarvan ook verwerken in de besluitvorming over het uitvoeringsontwerp opdat het door toekomstige beheerders alvast kan opgenomen worden in meerjarenplanning -en begroting.

Beheerskosten in beeld brengen door overleg/samenwerking met toekomstige beheerders die over de nodige expertise beschikken.

Het algemeen belang blijven verdedigen in projecten met private ontwikkelaars. Soms lijkt de slagkracht van de lokale overheid beperkt in onderhandelingen met private ontwikkelaars; maar is het wel diezelfde overheid die achteraf klachten of dysfuncties moet oplossen.

2. Samenhang ontwerp, uitvoering en beheer

De finaliteit van beheer is ‘proper, veilig en aangenaam vertoeven’. Het uitvoeringsontwerp heeft alle sleutels in handen om dit te kunnen realiseren. Nadenken over beheer begint dan ook bij de opmaak van het uitvoeringsontwerp en niet na oplevering. Dit kan door bij de opmaak ervan rekening te houden met eisen van beheer en onderhoud in de materiaalkeuze en de beheerskosten in rekening te brengen. Het is daarbij niet ondenkbaar dat er een spanningsveld is tussen ontwerpers die vernieuwend willen zijn enerzijds en realistisch beheer anderzijds; want als het project na oplevering niet goed beheerd of onderhouden kan worden, komt dit het ontwerp niet ten goede.

Het gaat dus om een combinatie van:

ontwerpbewust beheren en voldoende terugkoppelen naar planners en ontwerpers;
beheersbewust ontwerpen en dus een ontwerp op maat uitwerken dat robuust en dus niet te modegevoelig is, maar toch met een voldoende graad van detail wordt uitgewerkt.

3. Monitoring van de doelstellingen

Het gaat er bij beheer niet alleen om sociale doelstellingen voorop te stellen, maar ook (door evaluatie) te monitoren of de ambitie in stand wordt gehouden en, indien dat niet het geval zou zijn, initiatief te nemen en bij te sturen.