Samenwerking - PF_onderzoek

Samenwerking in de onderzoeksfase

Verder bediscussiëren, structureren en definiëren van de samenwerking en formalisering van het gekozen samenwerkingsverband

In deze fase vindt onder de publieke partijen het verder bediscussiëren, structureren en definiëren plaats van het project dat partijen wensen te realiseren door publiek-private of publiek-publieke samenwerking.

Zo worden de mogelijkheden van allianties met private partners als contracteringsstrategie bekeken en vergeleken met meer traditionele vormen van contractering tussen de publieke en private sector. Het doorlopen van de procedure voor de keuze van 1 of meerdere geschikte private partners vindt evenwel in de volgende fase plaats. Daarbij zijn uiteenlopende samenwerkingsvormen mogelijk; gaande van een contractuele samenwerkingsvorm tot de oprichting van een verenigingsstructuur. De keuze die gemaakt wordt, is afhankelijk van de karakteristieken eigen aan het samenwerkingsverband en de aard van de behoeften en de wensen van de partners.

Om met kennis van zaken een afweging tussen de verschillende publiek-private samenwerkingsvormen te kunnen maken, is het inwinnen van (juridisch) advies aangewezen waarbij voor- en nadelen gedetailleerd in beeld worden gebracht en minstens op onderstaande vragen een antwoord wordt geboden:

Welke vorm van PPS is in welke fase van het project aangewezen? Kiezen we voor een gezamenlijke realisatie van een project, financiering door private partner en/of bank, een DBMF formule?
Welke formules leveren welke voordelen op? Kan PPS in dit project leiden tot een grotere efficiëntie en rendement of een meerwaarde doet ontstaan (“betere kwaliteit voor dezelfde prijs of dezelfde kwaliteit aan een lagere prijs”)?

Welke juridische constructie is het meest geschikt als vehikel voor de publieke belangen: een traditioneel overheids-opdrachtgeverschap, een delegatie naar een autonoom gemeentebedrijf of een partnerschip met een intercommunale?

Ook wordt in deze fase het partnerschap dat in de initiatie- en verkenningsfase voorop is gesteld, geformaliseerd. De formalisering van het samenwerkingsverband is nodig om de continuïteit van het proces te kunnen garanderen en het wordt in deze fase gebruikt om de opmaak van het strategisch masterplan te begeleiden.

In navolging daarvan is er aan het einde van deze fase een procesregisseur voor het project beschikbaar. Die procesregisseur wordt in complexe stadsprojecten in zijn functie begeleid en ondersteund door een team. We onderscheiden op deze website 3 soorten ‘teams’ die deze begeleidende functie kunnen opnemen:

een team dat het proces mee stuurt en de resultaten van de werkgroepen voor de stuurgroep synthetiseert (kerngroep, werkgroep);
een team dat de link legt met de formele besluitvorming (stuurgroep);
teams die technische delen opvolgen (werkgroepen).

Meer weten
1. Mogelijke overlegvormen die gebruikt kunnen worden in complexe stadsprojecten.
2. De 10 PPS geboden

2. Projectleiding: aanstelling en vaardigheden procesregisseur

Zowel de publieke als private partij kan aan het einde van deze fase het initiatief nemen om een procesregisseur aan te stellen. Soms wordt er ook expliciet voor gekozen om geen nieuwe procesregisseur aan te stellen, maar de initiatiefnemers uit de vorige fase blijvend een rol van betekenis te laten spelen en die een mandaat te geven in de verdere uitwerking van het project.

Omdat we op deze website de procesregisseur beschouwen als een generalist die binnen zijn/haar netwerk beroep doet op specialisten, vinden we het belangrijk dat een procesregisseur in deze fase een ‘attitude tot netwerking’ heeft en minstens over onderstaande competenties beschikt:

het hebben van inzicht in netwerken;
aan netwerking doen en in deze fase een minimaal netwerk hebben of opbouwen;
inzicht hebben en verwerven in maatschappelijke processen, machten en krachten;
inzicht hebben en verwerven in machtsverhoudingen;
politiek inzicht hebben.

De procesregisseur stuurt het samenwerkingsverband aan en moet kunnen coachen, bemiddelen en conflicten oplossen. Het is daarom belangrijk dat hij/zij het vertrouwen heeft van veel partners en de vertrouwenspartner van alle partners probeert te zijn. Hij/zij doet dit door een neutrale positie in te nemen.

Het behoort tot de taak van de procesregisseur om in het begin van de onderzoeksfase praktische afspraken te maken over voorzitterschap, verslaggeving, over het beschikbaar stellen van tussentijdse informatie en over de wijze waarop informatie geconsulteerd kan worden. Hij/zij dient er ook voor te zorgen dat binnen de (stads)organisatie voldoende inhoudelijke en organisatorische capaciteit aanwezig is en dat de betrokken partners met een voldoende mandaat aan de overlegstructuur kunnen deelnemen.

Meer weten
1. Vacatures met profielomschrijving voor procesregisseurs (weldra beschikbaar)
2. Belangrijke vaardigheden waarover een procesregisseur in deze fase moet beschikken