Geschreven en levend geheugen

1. Toelaten dat op een efficiënte wijze een dossier wordt opgebouwd en dat alle informatie over het project kan worden gedeeld met de mensen die aan hetzelfde project werken.
   
2. Het mogelijk maken om de historiek van een project te reconstrueren en daardoor inzicht te krijgen in het gevoerde proces.
   
3. Te voldoen aan de bepalingen die voortvloeien uit openbaarheid van bestuur.
   
4. Voldoen aan andere wettelijke bepalingen inzake bewaring van een archief.

Het uitgangspunt is dat een gemeenschappelijk klassement kan worden gebruikt door alle personen die betrokken zijn bij het stadsproject. In eerste instantie is het belangrijkste streefdoel daarom om over een volledig dossier te beschikken. De documenten kunnen dan zowel digitaal als analoog raadpleegbaar zijn; beiden zijn in dat geval gelijkwaardig.

In nieuwe stadsprojecten streven we er naar om vanaf aanvang van het project een zo volledig mogelijk dossier digitaal op te bouwen dat alle informatie bevat voor de dagdagelijkse werking. Dit betekent dat van alle documenten en ongeacht de vorm (verslagen, foto’s, e-mails, brieven, presentaties, …) een digitale versie wordt bijgehouden.

Niettemin kan het soms zinvol zijn om documenten op papier te bewaren als er wettelijke of juridische redenen voor zijn. Omgekeerd blijft wat in oorsprong digitaal is opgemaakt, best digitaal bewaard. Voorzichtigheid is daarbij geboden bij de keuze van de gegevensdragers: alle digitale bestanden dienen immers ook op lange termijn nog gemakkelijk raadpleegbaar te zijn.

Als documenten zowel op papier als digitaal bewaard worden, is het noodzakelijk dat de naamgeving op elkaar afgestemd wordt. Dit kan alleen als de classificatiemethode van zowel de papieren als de digitale documenten gelijk is of volgens dezelfde classificatiemethode bewaard wordt.​

Om in een project een efficiënte werking mogelijk te maken, dient elk klassement volledig (=bevat alle betrokken documenten, ook e-mails); kwalitatief (=bevat de juiste documenten) en goed gestructureerd (=overzichtelijk geordend en met een duidelijke structuur) te zijn.

Sowieso dienen alle documenten op een logische locatie centraal toegankelijk te worden gesteld. Dit wil zeggen dat er niet verder wordt gewerkt in documenten op een lokale schijf (incl. ‘bureaublad’) of op externe gegevensdragers (DVD, USB, externe harde schijf, …).

​Dit betekent ook dat privé-documenten op een lokale schijf worden bewaard en dat van het gemeenschappelijk klassement een back-up wordt gemaakt.

Om het delen van informatie en het samenwerken tussen projectmedewerkers maximaal te kunnen faciliteren, adviseren we om maximale openheid na te streven. Eventuele documenten met vertrouwelijke informatie of gevoelige persoonsgegevens kunnen afgeschermd worden door de toegang van de map waarin de vertrouwelijke documenten staan, te beperken.

Voor complexe stadsprojecten is een mappenstructuur als classificatiemethode meest gangbaar. Deze wordt uitgewerkt bij aanvang van het project, maar is dynamisch en kan na overleg steeds aangepast of uitgebreid worden.

Enkele algemene tips bij de uitwerking van een mappenstructuur zijn:

• Voorzie in de mappenstructuur een afzonderlijke map met ‘basismateriaal’.
• Creëer geen nieuwe mappen indien niet nodig.
• Maak geen mappen op een foutief niveau aan.
• Verwijder in een klassement regelmatig, maar met de nodige aandacht, verouderde documenten, dubbels, oude of werkversies, lege mappen, … . Laat dit doen door een persoon die vertrouwd is met het project en die zelfstandig kan beslissen wat verwijderd moet worden of wat naar het archief verplaatst kan worden. Verwijder selectief voorontwerpversies; het kan in functie van het proces nuttig zijn deze te bewaren.
• Beveilig mappen op gepaste wijze.
• …

• Maak over de naamgeving van bestanden en mappen duidelijke afspraken bij aanvang van het project, en met alle betrokkenen.
• Geef digitale mappen dezelfde naam als in het papieren dossier.
• Gebruik geen herhaling van mapnamen in de verschillende niveaus.
• Gebruik zowel bij mappen als bij bestanden betekenisvolle namen (geen afkortingen, geen codering (tenzij eventueel in een archief), geen nietszeggende termen, geen vage connotatie, …).
• Gebruik enkel de afgesproken, vaste afkortingen (GR=Gemeenteraad, CBS=College, VO=Voorontwerp, U=Uitnodiging, V=Verslag, KAN=Kandidatuur, …).
• Gebruik maximaal 35 karakters (en bij voorkeur minder) in de naamgeving van een map of document.
• Gebruik geen spatie in de naamgeving, maar vervang deze door een ‘underscore’ (_).
• Gebruik enkel de karakters 0-9, a-z, A-Z.
• Verwijs als volgt naar een datum in de documenten: JJJJ/MM/DD (Jaar/Maand/Dag).
• Geef steeds het ‘type’ van het document aan (verslag, rekening, brief, …).
• Bepaal op voorhand of je documenten wil ordenen op ‘datum’ of ‘type’ en bepaal op basis daarvan of je datum of type voor- of achteraan in de naamgeving vermeldt.
• Sla steeds de meest actuele versie van documenten op.
• Geef in de naamgeving de versie van een document aan (bijvoorbeeld Rapport_V1, Rapport_V2, of voeg achteraan in de naam _001, _002, _003, … toe).
• Benoem grote wijzigingen in een document op een andere manier dan kleine wijzigingen (bijvoorbeeld 1.0, 2.0, 3.0, …  voor grote wijzigingen en 1.1, 1.2, 1.3, … voor kleine(re) wijzigingen).
• Voeg geen printdatum in het document zelf toe, maar de datum van opmaak.
• …

Bovenstaande aanbevelingen voor een mappenstructuur van een project maken het mogelijk dat informatie op lange termijn raadpleegbaar blijft. De aanbevelingen houden ook rekening met informatica-technische beperkingen van een digitale omgeving. Lees hier​ nog meer over de uitwerking van een mappenstructuur voor een gemeenschappelijk klassement.

In de initiatie- en verkenningsfase is er nog geen gemeenschappelijk klassement; er is immers nog geen project. Om de historiek van het proces te kunnen reconstrueren, wordt de output van deze fase (quick-scan, actorenanalyses, …) nadien en van zodra mogelijk als ‘basismateriaal’ in het gemeenschappelijk klassement beschikbaar gesteld. Dat basismateriaal omvat de generieke informatie die doorheen het volledige project snel raadpleegbaar moet zijn en wordt centraal bijgehouden bij de stad(sdienst).

In de onderzoeksfase worden in de intentieovereenkomst afspraken gemaakt over de manier waarop de documenten centraal bijgehouden zullen worden. De output van deze fase (strategisch masterplan, intentieovereenkomst, …) wordt nadien als ‘basismateriaal’ in het gemeenschappelijk klassement beschikbaar gesteld.

In de planuitwerkingsfase is het gemeenschappelijk klassement operationeel en vlot toegankelijk voor alle projectmedewerkers. Het klassement, waarvan de krijtlijnen in de onderzoeksfase werden uitgezet, wordt in deze fase verder uitgesplitst op niveau van de verschillende deelprojecten. De output van deze fase (projectplan en -definitie, samenwerkingsovereenkomsten, financiële detailonderzoeken, …) blijft aan het einde van de fase als ‘basismateriaal’ beschikbaar.

In de uitvoeringsfase wordt de werking van het klassement in de planuitwerkingsfase, gecontinueerd. Delen van het klassement die niet frequent worden geraadpleegd, worden gearchiveerd.

In de beheerfase gaat het grootste deel van het klassement over naar het archief. Gezien de procesregisseur en projectleider er in deze fase niet meer

zijn, worden bij aanvang van deze fase duidelijke afspraken gemaakt over wie als aanspreekpunt zal fungeren voor raadpleging van het archief.

Bekijk hier enkele voorbeelden van publieke archivering:

Antwerpen:

1. Leidraad voor een mappenstructuur (Objectief geschreven geheugen: klassement)
   
2. Toelichting gebruik mappenstructuur​
   

Leuven:

1. Overzicht en uitleg mappenstructuur
   
2. Werken met de mappenstructuur
3. Handleiding mappenstructuur​