De beheersfase

Op deze website krijgt elke fase een identieke basisopbouw, bestaande uit:

scope, in- en output
samenwerking
communicatie en participatie
kwaliteitszorg
instrumenten en tools
financiering

Hoewel dit niet in elke fase zal worden herhaald, is het uitgangspunt op deze website ook dat elke fase sowieso wordt afgesloten met een formele politieke beslissing.

Om snel te kunnen bevatten wat in welke deelrubriek te vinden is, zijn de belangrijkste aspecten en sleutelwoorden per thema samengevat in de opbouw van de projectfasen.

Het afsluiten van het project

Als de deelprojecten gerealiseerd zijn, wordt het project afgesloten. Dit omvat het:

centraliseren van alle documentatie;
ontbinden van de voor het project opgerichte overlegstructuur;
‘vrijgeven’ van resterende budgetten en gebruikte middelen (computers, vergaderzalen, …);
communiceren over de resultaten;
evalueren van het project.

We lichten elk van deze punten onderstaand toe.

1. Archiveren projectdocumentatie

Documenten die in de loop der jaren zijn opgemaakt, dienen ook na het afsluiten van het project blijvend op een goede manier beheerd te worden. Een goed archief zorgt er voor dat de opgebouwde kennis beschikbaar blijft.
In projectorganisaties waarin een projectstructuur speciaal werd opgezet in functie van het project betekent dit ook dat het projectarchief aan een bestaande organisatie wordt overgedragen en dat die organisatie instaat voor het bewaren ervan.

2. Ontbinden overlegstructuur

Als een project is afgelopen, worden de speciaal voor dit project opgerichte overlegstructuren (zoals een klankbordgroep of een stuurgroep) ontbonden. Ze hebben niet langer een reden tot bestaan.
In sommige projecten wordt de bestaande overlegstructuur omgevormd tot een beheersstructuur die in de beheersfase instaat voor het beheer van de (deel)projecten.

3. ‘Vrijgeven’ van gebruikte budgetten, materialen, personeel, …

Het is niet langer nodig dat projectleider en procesregisseur tijd besteden aan een (deel)project. Zij kunnen worden ‘vrijgegeven’ en in nieuwe of andere projecten ingeschakeld worden.
Ook over de resterende budgetten en de gebruikte materialen (computers, …) dienen onder de partners van het project afspraken gemaakt te worden over het vrijgeven ervan en/of over het gebruik ervan in andere (deel)projecten.

4. Communiceren over de resultaten

Een geslaagd project moet gevierd worden en er moet over de resultaten gecommuniceerd worden. Dat is goed voor het team dat er aan gewerkt heeft en de bekendheid van het resultaat.