Scope, in- & output van de initiatie- en verkenningsfase

1. Scope: hoe een probleem of kans op de (politieke) agenda krijgen?

Deze fase begint met de vraag: “wat staat er op het spel, wat is er aan de orde?”. Het beantwoorden van die vraag geeft dan inzicht in “hoe starten”, “hoe initiëren”?  In deze eerste fase ontstaan ideeën, worden ze uitgewerkt en getoetst op hun haalbaarheid. Er is eigenlijk nog geen sprake van een echt project. Er is een idee dat in een gunstige context kan uitgroeien tot een project en er zijn initiatiefnemers die mensen en middelen verzamelen om het idee verder uit te werken. Een zoektocht is dus nog aan de gang, waarbij vanuit een ruimer studiegebied een relevant/geëigend/haalbaar project en projectgebied wordt afgebakend. Ook wordt een projectdefinitie opgemaakt.  Centraal in deze fase staan de vragen:

Hoe krijg ik een probleem of kans op de agenda?

Wie kan en moet ik hiertoe mobiliseren en enthousiasmeren en hoe pak ik dat aan? Het initiëren en verkennen in deze fase slaat dus op het achtereenvolgens:

definiëren van de kans of het probleem (“de kwestie”);
zoeken naar actoren die belang hebben bij, of het eens zijn over, de kwestie;
definiëren van het project en van het onderzoeksgebied;nagaan van elementen van visie (“wat leeft in de stad?”);
in beeld brengen van bestaande machtsverhoudingen (zowel politiek als ambtelijk);
verkrijgen van een mandaat om verder informatie te verzamelen in de volgende fase.

2. Input: een probleem of kans (‘kwestie’)

Deze fase start met een kwestie en met een initiator die selectief op zoek gaat naar partners. De initiator brengt daartoe in beeld:

wat problemen en kansen zijn;
wie de relevante actoren zijn;
wie als trekker kan fungeren;
welke middelen (financieel, personeel, …) beschikbaar zijn.

Om met potentiële partners van gedachten te kunnen wisselen en ze te kunnen overtuigen, maakt hij/zij gebruik van ontwerpschetsen of van een snelle screening, ook wel quick-scan of voorverkenning genoemd, die met een beperkt budget wordt uitgevoerd en waaruit moet blijken of de kwestie belangrijk genoeg is.

Om de kwestie effectief op de agenda te krijgen, is het cruciaal om in deze fase te beschikken over:

Geïnteresseerde actoren die met kennis van zaken een gemeenschappelijke problematiek of kans op de agenda willen plaatsen;
Een trekker met interesse, met macht, invloed (‘netwerk’) en uitstraling die er voor wil gaan, die zijn gezicht aan het project wil geven, die het probleem of de kans op de agenda wil én kan plaatsen, die documenten aan actoren wil voorleggen en zal verdedigen;
Vertrouwen en een goede verstandhouding onder de initiatiefnemers.

3. Output: een intentieovereenkomst

Deze fase eindigt met de conclusie dat ‘het idee’ wel of niet ‘levensvatbaar’ is. Als het levensvatbaar is en er dus voldoende draagvlak voor bestaat, wordt besloten de verdere ontwikkeling daadwerkelijk in gang te zetten. Zoniet, wordt er geen verder gevolg aan gegeven.  Als het initiatief haalbaar wordt bevonden, eindigt deze fase met een intentieovereenkomst tussen actoren over het ‘wat en hoe’ van de onderzoeksfase, als volgende stap. In de intentieovereenkomst is een plan van aanpak voor het vervolgtraject opgenomen met een beschrijving van de vooropgestelde procesarchitectuur en -organisatie.