Communicatie en participatie - PF_planuitwerking

Communicatie en participatie over project én deelproject

1. Communicatie

Aandachtspunten communicatie

In de planuitwerkingsfase wordt zowel over het geheel als over de deelprojecten gecommuniceerd. Het gaat dan bijvoorbeeld over communicatie over de uitvoeringsontwerpen die in deze fase worden opgemaakt, maar evengoed over quick-wins en tijdelijke invullingen op het terrein.

De communicatie in deze fase behoort voor een groot deel tot het takenpakket van de procesregisseur. Het gaat dan zowel om interne als externe communicatie, waarbij ook ad hoc interventies (‘crisiscommunicatie’) nodig kunnen zijn. Een communicatieverantwoordelijke ondersteunt de procesregisseur in die communicatie of er wordt voor de opvolging van alle communicatie-activiteiten een werkgroep communicatie geïnstalleerd.

Opmaak communicatieplan

De communicatieverantwoordelijke en/of de werkgroep communicatie werkt tijdens deze fase een gedetailleerd communicatieplan uit dat alle partners goedkeuren en een verdere verfijning is van het communicatiekader (“de strategie”) dat in de onderzoeksfase is opgemaakt.

Concreet dient na opmaak van het communicatieplan duidelijk te zijn:

WIE

Wie wil je bereiken? Wie is de doelgroep? Wie communiceert wat? Hoe stemmen we de verschillende boodschappen op elkaar af? Wie neemt wanneer het woord?

WAT

Wat communiceren we? Welke boodschap willen we brengen?

WAAROM

Hoe pakken we minder hinder en crisiscommunicatie aan? Hoe stemmen we de communicatie van het geheel af op de communicatie over de deelprojecten?

WANNEER

Wanneer communiceren we waarover? Welk doelpubliek willen we bereiken?

WAARMEE

Op welke wijze communiceren we? Welke instrumenten zijn beschikbaar? Kunnen we bestaande communicatiekanalen gebruiken? Hoe financieren we de communicatie? Wie betaalt voor welke communicatie?

Opmaak minder hinder plan

Een minder hinder plan moet operationeel zijn vóór de start van de werkzaamheden en dus aan het einde van de planuitwerkingsfase. Het zit deels ook vervat in het bestek van aanneming.

We wensen er daarbij expliciet op te wijzen dat een minder hinder plan meer bevat dan alleen maar een opsomming van de minder hinder maatregelen. Het minder hinder plan:

is een strategisch document dat omschrijft hoe minder hinder maatregelen gecoördineerd zullen worden;
geeft de randvoorwaarden aan die de aannemer van het deelproject mee moet krijgen om hinder van de werken (in de ruime zin van het woord) te beperken;
wordt gebruikt in de communicatie met derden.

De opmaak van een minder hinder plan is een dynamisch proces, waarbij de inbreng van omwonenden de inhoud sterk bepaalt en kan wijzigen. Het kan, en zal, daarom nodig zijn om in de uitvoeringsfase het plan bij te stellen en in overleg en op maat van de gebruikers (zowel van de ruimere omgeving als van de site zelf) te laten evolueren.

Meer weten
1. Communicatieplan van het project Roeselare - Centraal
2. Minder hinder plan van de Gentse stationsomgeving Sint-Pieters

2. Participatie

In deze fase maken we een onderscheid tussen formele en niet-formele participatie op niveau van het project, maar ook de deelprojecten kunnen in deze fase participatief worden ingevuld.

Formele participatie op niveau van het totaalproject: creëren van rechtszekerheid

In deze fase wordt veel formele communicatie georganiseerd naar aanleiding van de procedures die lopende zijn of zullen worden opgestart. Het gaat hier dan bijvoorbeeld om de terinzagelegging in het kader van een plan-MER-onderzoek of om het openbaar onderzoek in het kader van de procedure tot opmaak van een ruimtelijk uitvoeringsplan. In overleg met de werkgroep communicatie en/of de communicatieverantwoordelijke stroomlijnt de procesregisseur al de communicatie hieromtrent en bevordert hij/zij het goede verloop van de verschillende procedures.

“Niet-formele” participatie op niveau van het totaalproject: betrokkenheid hoog houden

Omdat deze fase lang duurt en omdat het project uiteen valt in meerdere deelprojecten; kan voor ‘de buitenwereld’ de indruk ontstaan dat het project stil ligt. Het is daarom van belang om in deze fase blijvend extern te communiceren over de inhoud en voortgang van het project en te verduidelijken hoe de verschillende deelprojecten van het totaalproject deel uit maken.

Omdat de deelprojecten vaak heel technisch, en daardoor voor externen of voor mensen die later in het proces betrokken worden (ondermeer de vergunningverlenende overheid en aannemers) vaak onbegrijpelijk zijn, heeft de communicatie ook als doel om de technische dossiers begrijpelijk te maken en te vermijden dat actoren afhaken. Het behoort tot het takenpakket van de procesregisseur, en niet tot dat van de projectleider, om deze communicatie te organiseren.

Dergelijke “niet-formele participatie” streeft er naar om de actoren betrokken te houden en met hen blijvend het gesprek voeren; dat kan bijvoorbeeld door ter plaatse dingen te doen, gebouwen open te stellen of evenementen te organiseren. Het gaat er hierbij om instrumenten te vinden om de betrokkenheid uit de vorige fase hoog te houden omdat de actoren zich nu al moeten kunnen voorstellen wat gerealiseerd zal worden, terwijl de realisaties pas in de volgende fase effectief uitgevoerd worden. Door hen te betrekken, wordt er tegelijk gezorgd voor de opbouw van kennis.

Participatieve invulling van deelprojecten

Ook de deelprojecten kunnen participatief ingevuld worden. Dat kan bijvoorbeeld door bewoners mee te laten bepalen hoe een uitvoeringsontwerp er zal uitzien. Dergelijke participatie behoort tot het takenpakket van de projectleider; waarbij er nauwe afstemming plaatsvindt met de procesregisseur.