Instrumenten en tools in de initiatie- en verkenningsfase

1. Processchema als denk- en communicatieschema

In alle fasen van het project is het van belang het proces efficiënt maar dynamisch te beheren, maar daarbij realistisch te blijven en rekening te houden met onzekerheden. Een processchema kan hierbij helpen. Houd bij de opmaak en opvolging ervan rekening met onderstaande algemene aandachtspunten:

Detailleer de volgende stap, maar laat het vervolg globaal.
Maximaliseer de inhoudelijkheid en de openheid van het proces en dit zowel intern als extern.
Zorg voor voortgang, voor beslissingen, voor zicht op resultaat. Zorg er voor dat beleidsinstanties hun verantwoordelijkheid en beslissingen nemen.

Voor het processchema dat in de initiatie- en verkenningsfase wordt opgemaakt, betekent dit:

Beschrijf vooral de onderzoeksfase in detail en geef aan hoe je die gaat voorbereiden en wie daarbij best betrokken is. Het is niet nodig de volgende fasen even gedetailleerd uit te werken.

Leg vast wanneer het mogelijk en zinvol is om over de planning besluitvorming uit te lokken. Werk daar in het processchema naar toe.

Bepaal wanneer het nodig is ruimte voor overleg in te plannen en geef aan wanneer je voorziet verkenningsrondes uit te voeren waarbij de definitie van het project nog ter discussie kan staan en waarbij terugkoppeling over standpunten kan plaatsvinden.

Hoewel het processchema in de initiatie- en verkenningsfase wordt opgemaakt, kan het gedurende het volledige proces gebruikt worden als ‘denk- en communicatieschema’. Het kan zo helpen om actoren zekerheid of vertrouwen te bieden doordat het aan alle actoren inzicht geeft over het proces. Het is daarenboven ook voor de procesregisseur een handige tool om de voortgang van het proces te verzekeren en te bewaken, het maakt het mogelijk om (personeels)kosten van activiteiten, procesproducten en -stappen in te schatten en om kennis voor volgende, of andere, processen te verzamelen.

2. Startnota met quick-scan en plan van aanpak als instrumenten om te mobiliseren

In deze eerste fase is het aftoetsen over de aanpak, de organisatie en de financiering van een project een belangrijke kerntaak. De neerslag van dat denkwerk wordt in het begin van deze fase neergeschreven in een startnota die een quick-scan en plan van aanpak bevat.
De startnota bevat een beschrijving én evaluatie van zowel het probleem, de kans en het projectgebied als van de visies en standpunten van mogelijke stakeholders en van hun relatie met de problemen of kansen. Omdat de startnota is bedoeld als discussie- en onderhandelingsdocument is het belangrijk dat de startnota meer is dan louter een beschrijving van de problematiek, en dat er ook een beschrijving in opgenomen is van een mogelijk gezamenlijk doel; bij voorkeur in ‘verleidelijke’ termen, met beelden en metaforen. Ook ontwerpend onderzoek kan al in deze fase project en proces voeden; maar de uitwerking van een gedetailleerd masterplan behoort tot de volgende fase.

Een startnota bevat een quick-scan en een plan van aanpak. Beide documenten lichten we onderstaand verder toe:

Quick-scan (of voorverkenning)

In complexe stadsprojecten komt het er op neer dat een probleem zo groot of complex is dat het niet door 1 partij alleen kan opgelost worden: omwille van het schaalniveau, de veelheid aan bevoegdheden of de interacties tussen beleidsdomeinen. De initiator houdt rekening met die complexiteit en probeert in de initiatie- en verkenningsfase via een voorverkenning inzicht te verwerven in bestaande machten en krachten.
Die voorverkenning is een ‘snelle scan’ die de omgeving, context, mogelijke trekkers, stakeholders en actoren onderzoekt. Het gaat hier niet om diepgaand onderzoek maar om een quick-scan.

De quick-scan bevat minstens de:

urgentie;
belangrijkste belanghebbenden en hun ambities;

Vigerende beleidskaders;

potentiële belangenconflicten, overeenkomsten en risico’s;

afbakening van het plangebied;

ruimtelijke context.

Diverse snelle onderzoeksmethoden zijn beschikbaar om een quick-scan uit te voeren:

VVIP (Values, Visions, Intrests, Powers)- of KKK (Kwaliteiten, Knelpunten, Kansen)-analyse;
Gesprekken met bevoorrechte getuigen;
Analyse van (historische) kaarten, foto’s, plannen, verhalen of lokale kennis;
Ontwerpend onderzoek (schetsen), etc.

Plan van aanpak

Het plan van aanpak maakt niet alleen deel uit van de startnota maar ook van de intentieovereenkomst en bevat een beschrijving van:

Problemen en kansen en de ermee verbonden actoren, inzichten en belangen;
Doel en ambitie, eventuele resultaatverwachtingen en de benoeming welke tussenproducten en onderzoeken nodig zijn;
Processtructuur/architectuur met een inschatting van te verwachten activiteiten en producten en hun volgorde en de benoeming naar welke bestuurlijke besluitvorming wordt toegewerkt;
Projectorganisatie, taken en mandaten (aan wie verantwoording af te leggen, wie rapporteert op welk moment, welke beslissing is aan de orde) en werkpakketten;
Kostprijs van een stap (financieel, personeel) en afspraken over een kostenverdeling tussen actoren;
Wijze van communicatie (intern en extern);
De wijze van samenwerking met alle actoren (publiek, privaat, bewoners);
Te verwachten risico’s en problemen en wijze van aanpak.

Het plan van aanpak is sterk op het proces gericht en bevat een gedetailleerd processchema.

Meer weten
1. De startnota van het project Antwerpen Spoor Noord
2. De startnota van het project Antwerpen Schipperskwartier. Het plan van aanpak voor dit project zit deels verwerkt in de discussienota van dit project.

3. Intentieovereenkomst als sluitstuk van de initiatiefase

De onderhandelingen over de startnota kunnen in de initiatie- en verkenningsfase leiden tot een intentieovereenkomst. Dit is een overeenkomst waarbij partijen, zonder verregaande juridische binding, de intentie uitspreken om een bepaalde doelstelling te bereiken. Ze bepalen in de overeenkomst:

wat ze nastreven;
welke stappen ze daartoe zullen zetten (de procesarchitectuur);
hoe ze met elkaar zullen omgaan (de procesorganisatie);
wat rollen en verantwoordelijkheden van actoren (overheid, administraties, andere actoren) zijn;
en wie wat zal betalen om het proces te financieren.

Op die manier verzekert de initiatiefnemer zich van garanties over de wijze waarop het project verder tot uitvoer wordt gebracht.

Eenmaal ondertekend, is de intentieovereenkomst te beschouwen als een go/no go beslissing en een opstart voor de volgende stap; de onderzoeksfase. Het is evenwel niet ondenkbaar dat deze intentieovereenkomst wordt afgesloten met partners die later uit beeld verdwijnen bijvoorbeeld als die partners later in het proces wordt uitgekocht.

Meer weten
1. Intentieovereenkomst van het project Antwerpen - Scheldekaaien
2. Intentieverklaring van het project Roeselare - Roeselare Centraal
3. Intentieovereenkomst van het project Genk - LO 2020